ToBillTo A-Iciel : "Des logiciels à vivre..." Retour

Logiciel de facturation de produits ou de services Chaîne "classique" de facturation d'articles ou de prestations. Basé sur une interface standardisée, ToBillTo fonctionne à partir de : 2 fichiers principaux : "CLIENTS" et "ARTICLES" permet de réaliser des COMMANDES, des FACTURES Ce document présente : un résumé des fonctions de ToBillTo la liste des documents commerciaux standards de ToBillTo l'interface comptable de ToBillTo importation et exportation depuis ou vers ToBillTo Rechercher, Etats, Etiquettes avec ToBillTo Configuration minimale requise pour ToBillTo Le fichier des [CLIENTS] La création d'un nouveau "CLIENT" est simple et rapide. Les conditions commerciales par défaut sont renseignées dans les paramètres généraux de l'application. L'onglet "+" permet de fixer spécifiquement pour tel client : les taxes (TVA), les conditions et modes de règlement, l'échéancier pour les contrats. La saisie de l'adresse est standardisée et répond aux critères de la norme "PostImpact". Vous disposez de 3 téléphones, une adresse e-mail et une adresse http, et de différents critères pour classer les clients (Secteur, Classement). Le fichier des [ARTICLES] La création d'un nouvel "ARTICLE" est très facile. Les taxes par défaut sont renseignées dans les paramètres généraux de l'application et peuvent être modifiées spécifiquement pour tel article. Différents critères permettent de classer les articles (classement, code analytique). Les [COMMANDES] et les [FACTURES] La saisie d'une commande (pour un chiffrage ou un devis) ou d'une facture est organisée de la même façon. Au premier onglet, le choix du client : A l'onglet suivant, la constitution de la facture : Vous choisissez les articles, les quantités. Le cas échéant, vous modifiez la désignation, et le prix. A L'onglet "Client…", vous pouvez consulter une synthèse des informations du client. L'onglet "Pour infos…", sert à compléter la facture avec un commentaire libre et éventuellement à modifier l'adresse de facturation, qui par défaut, est égale à celle du client. L'onglet "Lettrage…", vous permet de saisir un ou des règlements qui seront automatiquement "lettrés" avec la facture. L'onglet suivant, "$…", vous donnera la possibilité de suivre des mouvements du compte, et d'éditer un relevé de compte. L'édition de la facture, unitairement, est réalisable "dans la foulée". Vous pouvez aussi éditer les documents commerciaux : devis, contrats, factures, relevés de compte,… "par lots" ou "à l'unité". "ToBillTo" Résumé des fonctions de la chaîne de facturation de produits ou de services A partir des fichiers "Clients" et "Articles", il est possible de "commander", "facturer" divers types de produits ou services…, la chaîne de facturation ToBillTo comprend les fonctions suivantes : l'établissement de commandes ou devis l'élaboration de contrats commerciaux (ex. : classes de découverte) avec calcul d'échéancier et la mise en place automatique des règlements prévisionnels correspondants. la livraison, et l'édition de bons de livraison. Ces opérations sont optionnelles. la facturation "directement" ou automatiquement à partir de commandes livrées la gestion des règlements, avec le traitement des remises en banque par mode de règlement (Chèque, carte, espèces, …) le suivi entièrement automatique des mouvements de compte "client", l'édition des relevés de compte, et le traitement de fin d'exercice avec ou sans report à nouveau des soldes des comptes. ToBillTo : Documents commerciaux Les documents commerciaux éditables sont : les devis, les contrats commerciaux, les bons de livraison, les factures "proforma", les bordereaux de remise en banque (par mode de règlement) les factures, les relevés de compte "client" Vous pouvez choisir d'éditer les documents commerciaux par "lots" ou "à l'unité". Ils sont éditables suivant une charte graphique sélectionnée parmi trois, actuellement. De nouvelles chartes graphiques peuvent être implantées, selon votre cahier des charges. Les contrats commerciaux sont édités suivant une seule charte, à ce jour. ToBillTo : Interface comptable L'interface comptable permet, après paramétrage, de passer automatiquement (sans devoir ressaisir) les règlements et les factures (écritures générales) et les tiers associés à ces pièces. Des écritures analytiques peuvent également être transmises en comptabilité, pour les factures uniquement. Des bordereaux de remise en comptabilité sont éditables, ils accompagnent les fichiers transmis. Un bordereau et le fichier associé peuvent être recalculés à tous moments : tant que les enregistrements n'ont pas été purgés. La liaison vers telle comptabilité est effectuée par paramétrage dans ToBillTo, il en résulte une indépendance par rapport au logiciel de comptabilité. Puisque les remises en comptabilité sont re-calculables, il est possible, après re-paramétrage de l'interface, de changer de logiciel de comptabilité, même en cours d'exercice. ToBillTo : Importation / Exportation Différentes techniques permettent d'importer ou d'exporter des informations vers ou depuis ToBillTo. Importer des informations, pourrait servir à : - récupérer des données existantes, - effectuer des modifications en liste dans un tableur, et utiliser la vitesse des "recopier vers le bas", puis importer pour modifier les enregistrements de la base de données. Cet exemple est cependant réservé aux utilisateurs avertis. En exportant des informations, vous pouvez : - établir des tableaux de bord, des statistiques personnalisés dans votre tableur, - constituer un mailing avec vos outils de bureautique. ToBillTo : Rechercher / Etats semi-automatiques / Etiquettes Un puissant éditeur de recherche, vous permet de trouver ce que vous désirez. Vous composez vos requêtes, vous pouvez les enregistrer. Les requêtes sont multi-tables et multi-critères. ToBillTo intègre un générateur d'étiquettes simple, rapide et efficace. Vous pouvez enregistrer vos propres présentations, ainsi que les types d'étiquettes utilisés. ToBillTo possède aussi un générateur d'états semi-automatiques. Il vous permettra de présenter les informations selon vos souhaits, de réaliser des calculs (des sous-totaux, des comptages, …). Cet outil vous permettra de réaliser vos analyses, vos statistiques, vos tableaux de bord, ou d'exporter des informations. Vous pouvez enregistrer vos modèles d'états semi-automatiques. Un module permet de rassembler ces trois outils pour construire, enregistrer vos modèles, et automatiser complètement des séquences de recherches et d'édition d'états ou d'étiquettes. Ces nouveaux "instruments", construits par vous, selon vos besoins, pourront alors être mis à la disposition des différents utilisateurs. ToBillTo possède encore un "grapheur". ToBillTo : Configuration minimale requise ToBillTo est disponible en mono ou multipostes, Macintosh ou Windows (Minimum :Pentium II ou 98B ou iMac OS 9.1 - 128 Mo conseillé - QuickTime™ 5). A-Iciel